For nogen tid siden skrev jeg om hvordan man får mest muligt ud af sin Android-telefon som arbejdsredskab. Siden har jeg gjort nogle flere erfaringer, så her er version 2 af samme historie. Scenariet er stadigvæk det samme: Android-telefonen skal arbejde sammen med et windows 7 miljø på mine PC’er, og e-post via både Exchange og IMAP. Målet er, at få så meget som muligt af PC-arbejdspladsen komprimeret og vredet ned i det lille dyr i lommen.
Som nævnt har jeg mindst tre forskellige PC’er som jeg jævnlig arbejder ved: min stationære på kontoret, min stationære derhjemme og min bærbare. I den bedste af alle verdener er der automagisk fri adgang til samme data fra dem alle tre, uden jeg skal huske at jonglere med USB-stick’s, sende dokumenter CC til mig selv med e-post og andre prokuratorkneb. I den ligning skal Android telefonen så også passes ind: det jeg har adgang til på PC’erne skal jeg også ha’ adgang til på telefonen.
Jeg er der ikke helt endnu – men et pænt stykke ad vejen. Nøgleordet er cloud-computing. Det er nørd-slang, som dækker over, at data ikke ligger på PC’en på skrivebordet, og derfor kun er tilgængeligt på én maskine, men at de ligger på en server ”ude i skyen”, hvorfra de kan tilgås fra enhver netopkoblet PC. Eksempel: Kalenderen i MS Outlook findes i udgangspunktet kun på din egen PC. Du kan kun bruge den, når du sidder foran PC’en. En Google kalender ligger på en server. Den kan bruges fra en hvilken som helst net-opkoblet computer. En smartphone er i virkeligheden ikke en telefon, men en permanent netopkoblet mini-computer. Derfor er den et ideelt redskab til cloud-computing.
Det var principperne. Nu bliver det konkret.
Jeg har mulighed for at tilgå min e-post og min kalender på arbejdet via Exchange ActiveSync. Det kan Androids eget e-post og kalender-program fint håndtere, så kan man nøjes med det er det bare at indtaste servernavn og adgangskoder, så er man kørende. Jeg har imidlertid den fikse idé, at jeg vil ha’ både min arbejdsrelaterede og min private post og aftaler på telefonen, så jeg kun skal kigge et sted for at holde mig opdateret. Til gengæld vil jeg så også ha’ både min e-post og mine aftaler mærket med forskellige farver, så jeg hurtigt kan se om det er arbejde, privat, mm. Sådan er jeg så krævende……
Enhanced Email er en e-post klient, som både kan koble op til Exchange og til en IMAP-postserver. Det sidste er vigtigt, for mine private e-post konti ligger på sådan en. EE er langt fra den mest avancerede e-post klient. Men den gør det den skal, på en nem og overskuelig måde. Eksempelvis kan man få al sin e-post vist i samme indbakke, men med farvekodning efter type. Blot mangler der en god widget – men det kan jo komme…
Via EE kan jeg også synk’e min kalender på Androiden med Exchange. Igen fint nok, hvis jeg kun har en type aftaler i min kalender. Men jeg har altså også den her fikse idé om, at jeg vil ha’ alle aftaler i samme kalender – igen i forskellige farver efter type. Løsningen er, kort fortalt, at benytte Google kalender som centrum. Den synk’er direkte med kalenderen på min telefon. På hver af mine PC’er har jeg så installeret et lille tilføjelsesprogram til Outlook, kaldet gSyncit, som synk’er hver enkelt Outlook-kalender med Google kalenderen. gSyncit har en masse muligheder og kan være lidt omstændeligt at sætte op – men når først det er gjort kører det. Bortset fra når det ikke gør. Men så kommer der som regel hurtigt en opdatering, og så kører det igen.
En kalender skal naturligvis være overskuelig og nem at indtaste nye aftaler i. Det synes jeg ikke helt den der er indbygget i telefonen lever op til. Et godt alternativ er Business Calendar. Den har en god brugergrænseflade, og der følger et stort udvalg af widgets med, så man hele tiden kan få vist sine aktuelle aftaler startsiden, uden at skulle åbne kalenderen.
Med gSyncit kan man i øvrigt også synk’e sin opgave-liste fra Outlook til Google kalender og omvendt. Installerer man så applikationen gTasks på sin telefon, kan man synkronisere med den også: opgaver, man har tastet ind på sin PC dukker automatisk op på telefonen og omvendt. Og – suprise! – sorteret i farve efter type og med evt. påmindelser.
Jeg kæmper en daglig kamp for at holde mit skrivebord fri for små, gule sedler og stabler af A4-ark. Et vigtigt våben i den kamp er Evernote. Det er et note-program, hvori man kan gemme tekst man indtaster eller klipper fra andre programmer – f.eks. en web-side. Indholdet ligger så ude i skyen, hvorfra det så kan hentes igen med mange forskellige klienter, f.eks. fra smartphone og PC. Fordelen er naturligvis, at de noter man gemmer ét sted, også er tilgængelige alle andre steder: klipper man en tekst fra en web-side til Evernote på sin PC, er den også tilgængelig på Android-telefonen. Og skriver man en note på telefonen (som også kan vedhæftes fotos, lydoptagelser, mm.), kan man nemt finde den igen på sin PC.
Ud over noter kan man også ha’ brug for at tilgå dokumenter og andre filer fra forskellige PC’er eller fra sin smartphone. Til det brug er Dropbox uundværligt. Det er en slags ekstra hard-disk ude i skyen. Man kan gemme og hente filer i sin Dropbox fra en hvilken som helst PC via et web-interface. Men man kan også installere en klient på de PC’er man arbejder på ofte. Klienten viser sig i praksis som en mappe på PC’en, på linje med alle andre. Forskellen er, at de filer man gemmer i denne mappe automatisk bliver tilgængelige på alle andre PC’er, som man har klienten installeret på. Naturligvis findes der også en Dropbox applikation til Android.
Benytter man sig af alle de muligheder der er beskrevet her, betyder det jo, at ens telefon snart bliver fyldt med personlige informationer i form af e-post, aftaler og dokumenter. Og falder telefonen i forkerte hænder, kan uvedkommende ikke bare læse disse ting, men har også adgang til f.eks. at sende e-post i ens navn. Derfor bør man som minimum sikre sin telefon med en adgangskode eller et låse-op-mønster. Man bør også overveje, hvad man gemmer i skyen, med programmer som Evernote og Dropbox. Jeg gemmer uden skrupler alt fra indkøbslister til bogmanuskripter. Men jeg ville aldrig gemme noter og dokumenter, som indeholder følsomme oplysninger om andre eller kan udgøre en sikkerhedsrisiko for min arbejdsplads. Der findes også applikationer, som f.eks. Prey, der gør det muligt at blokere en stjålen telefon ved at sende en kode med SMS og/eller lokalisere den via GPS’en.